充分节约打印成本 文档打印从实际需求下手
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发表于 2007-04-25 19:48:17
充分节约打印成本 文档打印从实际需求下手
打印Word文档，是我们在办公室中最常做的事情；许多人都认为做这样的事情，简单得几乎不值得一提，不论什么类型的文档内容，只要先打开它，然后在编辑界面中单击“打印”按钮，就能把事情搞好。但事实上，对不同的文档文件，我们往往有不同的打印需求，如果千篇一律地靠单击“打印”按钮来打印文档的话，很难保证打印出来的效果满足我们自己的要求；一旦实际打印效果达不到我们要求的话，那轻易的打印操作就会造成打印耗材的白白浪费。为此，要想充分节约打印成本，我们应该着眼实际需求，确保待打印的内容一次性打印成功！
着眼装订需求 如果我们要打印的目标文档内容太长，那么将这些内容打印出来后，如果不及时将它们装订成册的话，那就很容易引起内容的混乱。可是，按正常方式将目标内容打印出来时，第一页内容往往会被排列在最下面，在正式装订之前我们必须重新用手工方法将页码顺序整理好，这样操作不但费时费力，而且也很容易出错。那么我们能不能在正式打印文档内容之前，就考虑到日后装订的方便，来采取合适的打印设置，将打印出来的文档页码自动按照逆向顺序排列在一起呢?答案是肯定的，我们可以参照如下步骤来进行操作： 首先运行Word应用程序，然后在该程序界面中单击“文件”菜单项下面的“打开”命令，在随后弹出的文件选择对话框中将需要打印装订的长文档文件打开；
接下来在文件编辑界面中，单击菜单栏中的“工具”菜单项，从随后出现的下拉菜单中单击“选项”菜单命令，打开目标文档的选项设置界面，单击该界面中的“打印”选项卡，进入到如图1所示的选项设置页面；在该设置页面的“打印选项”设置项处，检查一下“逆页序打印”项目此时是否处于选中状态，倘若该项目还没有被我们选中的话，那我们就应该及时将它重新选中，然后单击“确定”按钮，结束文档打印选项的设置任务； 之后，我们在文档编辑窗口中依次单击“文件”/“打印”命令，尝试对当前的长文档内容进行打印时，我们就会发现打印机就会自动将最后面的页码内容打印出来，然后按照从后向前的次序将其他页码内容分别打印出来，这样一来我们根本不需要用手工整理页码，就能对打印出来的内容直接装订了。当然，在这里需要提醒各位注意的是，我们即使在打印选项设置窗口中启用了逆序打印功能，但在执行打印预览操作时目标文档内容仍然按照正常页码来显示，只不过打印的时候才会逆序排列。着眼节约需求 大家知道，无论是激光打印机还是喷墨打印机，其墨粉或墨水的价格都是比较昂贵的，如何在打印文档的过程中做到有效地节约打印成本，一直是每一位办公用户都需要面对的问题。事实上，只要我们自己是一位有心人，脑海中始终有节约这种意识的话，那么我们就很容易做到将打印成本节约到最低限度。这不，平时有不少文档都需要先打印出来供自己核查修改，在打印这样的样稿时我们如果能够善于利用Word程序中的“草稿输出”功能的话，就能节约不少打印墨粉或墨水。在使用“草稿输出”功能时，我们可以依照下面的步骤进行操作： 首先运行Word应用程序，然后在该程序界面中单击“文件”菜单项下面的“打开”命令，在随后弹出的文件选择对话框中将需要打印的目标文档文件打开；在其后出现的文件编辑界面中，依次执行菜单栏中的“文件”/“打印”菜单命令，进入到目标文档的打印参数设置对话框；
单击该对话框中的“选项”按钮(如图2所示)，在其后出现的选项设置界面中，找到“草稿打印”项目，并检查该项目此时是否处于选中状态，要是还没有被选中的话，我们必须将它重新选中，之后单击该设置界面中的“确定”按钮，这样一来打印机就能自动以最省墨的方式将当前文档打印出来了。 着眼查找需求 有很多时候，计算机中保存了若干个文档文件，而且有不少同类文件使用的文件名也比较相似，这么一来我们要想从中快速找到包含特定内容的某个文件进行打印时，那就比较麻烦。按照常规思路，我们只有逐一打开名称相近的每个文档文件，查看其中的内容，才能找出包含特定内容的文件来；事实上，Word应用程序想我们所想，急我们所急，自身早已经内置了“打开预览”功能，利用该功能我们在不需要打开目标文件的情况下，就能提前知道文件的具体内容，一旦找到需要打印的目标后，再简单地单击一下“打开”按钮，目标文件中的内容就能被快速打开，以后直接单击工具栏中的“打印”按钮就能将目标内容打印出来了。下面，就是使用“打开预览”功能的具体实施步骤：
首先运行Word应用程序，然后在该程序界面中单击“文件”菜单项下面的“打开”命令，在其后出现的文件打开对话框中，单击工具栏中“视图”按钮旁边的下拉按钮，从弹出的如图3所示的下拉列表中选择“预览”选项，那么当我们在文件选择对话框中选中某个目标文件时，该文件中的内容就能自动出现在对话框的预览区域了。一旦找到需要打印的目标文件后，只要再单击一下“打开”按钮，就能快速地将需要查找的内容打开了，以后直接单击工具栏中的“打印”按钮就能将目标内容打印出来了。
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